Masalan Kisa ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 13.06.2022 versio 01

1. Rekisterinpitäjä

Masalan Kisa ry, 1003421-2
PL 67, 02401 Kirkkonummi

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Marja-Leena Värre, jäsenrekisteri [at] masalankisa.fi puh. 050 4366 637

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Masalan Kisa ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi
• väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Masalan Kisa ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Masalan Kisa ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Masalan Kisa ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisterissä käsitellään Masalan Kisan jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

– Jäsenen täydellinen nimi

– Postiosoite

– Puhelinnumero

– Sähköpostiosoite

– Puheenjohtaja

– Toimintakoordinaattori

– Sihteeri

– Talouden/rahastonhoitaja

– Hallituksen jäsenet

– GYM jaoskoordinaattori

– Valmennuspäällikkö

– Laskutussähköpostiosoite

Osallistujilta kerättävät tiedot

Alle 18 v.

Osallistujan nimi
Huoltajan/huoltajien nimet
Huoltajan/huoltajien sähköpostiosoite
Huoltajan/huoltajien osoite
Huoltajan/huoltajien puhelinnumerot
Osallistujan syntymäaika
Ruoka-aineallergiat iltapäiväkerhoon ja leireille osallistuvilta
Sairaustiedot, mikäli sairaus voi vaikuttaa ryhmässä osallistumiseen.

Yli 18v.

Nimi
Osoite
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Syntymäaika

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta
  • Tarpeelliset huoltajan suostumukset ja niihin liittyvät tiedot esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan, valokuvien ja palveluiden käyttöön liittyen
  • Alaikäisen huoltajan nimi, myClub ID ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Käyttäjälokitiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä, jäsenyyden tai yhteistyön aikana taikka myClub-käyttäjän liittyessä esim. alaikäisen jäsenen jäsentilin käyttäjäksi. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Masalan Kisa ry:lle.

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Kolmannelle osapuolelle luovutettavat tiedot ovat vain sellaisia, jotka liittyvät olennaisesti tapahtumaan osallistumiseen.

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Voimistelun osalta jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja voidaan luovuttaa Suomen Voimisteluliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Jumppaturvavakuutus) rekisteröimistä ja hallinnointia varten Masalan Kisa ry:n ylläpitämässä Hoika-rekisterissä. Lisätietoja lisenssin tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://www.masalankisa.fi/seura/tietosuojaseloste/

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Masalan Kisa ry:n jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatio- vastuuajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Jäsenen tiedot poistetaan rekisteristä jäsenen sitä erikseen pyytäessä. Jäsenyyden poistaminen edellyttää, että maksut on suoritettu. Katso tarkemmin kohta rekisteröidyn oikeudet.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointi-tarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Masalan Kisa ry:n kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Masalan Kisa ry:nkäsittelemät henkilötiedot;

– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

– vaatia henkilötietojensa poistamista;

– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Masalan Kisa ry:n oikeutettu etu;

– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, Masalan Kisa ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;

– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Masalan Kisa voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Masalan Kisa voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.